一文详解供应商主数据管理

供应商是向企业及其竞争对手供应各种所需资源的企业和个人，包括提供原材料、设备、能源、劳务等。它们的情况如何会对企业的营销活动产生巨大的影响，如原材料价格变化、短缺等都会影响企业产品的价格和交货期等。

供应商主数据则是指描述供应商基本的、静态的、非事务型信息，且在集团范围内各级单位、各个部门及各个应用系统之间高度共享的数据，包含供应商编码、供应商名称、法定代表人等信息项。

供应商主数据在本身特性和应用架构上偏向于底层，汇集了集团不同部门、不同应用系统、不同业务环节、不同业务流程重复的公共数据，同时通过统一的编码、数据标准、质检规则，保障供应商的可用、可信。它的及时性和有效性，影响着每个环节信息的精准分析和决策，从而影响企业在市场竞争中的地位。

下面我们就从供应商主数据的建模、分类编码、接入、治理、分发、切换这六个步骤来详细聊聊如何做好供应商主数据管理。

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供应商主数据建模

供应商主数据按权限、业务属性等分类，包括基本信息、银行账号信息、联系人、供应商资质、供应商其他信息共五个视图（视图内字段视业务规划情况后续进行扩展）。

供应商主数据模型需要充分考虑企业采购的严肃性，对供应商主数据的收集应当相对充分和准确，为后续供应商管理及评级等工作奠定基础。

02

供应商主数据的分类与编码

供应商主数据分类主要依据四个原则：不重不漏、粗细颗粒度合理、满足业务需求、符合行业使用习惯。例如根据业务伙伴角色/分组可设定为国内供应商、国外供应商、关联方供应商、内部供应商、财务供应商等。在整个分类设计的过程中，实施人员要反复与客户进行确认。因为一旦分类没有做好，后续可能导致大量的重复录入，并产生很大的影响。

下图是可参考供应商主数据编码示例：首次注册年份+供应商类型+供应商所属地区+三位流水号

编码说明：

首次注册年份：新供应商自动生成，历史供应商按照业务系统入库时间初始化；

供应商类型：按照个人、国内企业、境外企业划分；通过参考数据进行维护；

行政区划代码：国内企业、组织机构取统一社会信用代码第3-8位；个人供应商取身份证号码前6位；境外企业取世界各国和地区名称数字代码；

顺序码：001-999，可容纳999个供应商。

03

供应商主数据接入

供应商主数据接入包括历史数据和SRM新增数据两部分，接入数据统一纳入中间表，待进行数据清洗后，写入主数据模型五个视图中。

04

供应商主数据治理

对于零散、重复、不完整的供应商主数据，定义清洗条件、质检规则。对无效、冗余的数据进行判断，对属性新增、不准确、不缺失的情况进行补充，对重新分类导致的错码按照新分类更正，从精确、完整、一致、有效、唯一等几个维度提升数据质量。

这个过程主要分为数据筛选和数据确认入库两步进行。

1、数据筛选

首先通过供应商标准字段对历史数据字段进行筛选、去重处理，筛选出已存在并且后续有用的供应商数据。供应商主数据的筛选可按以下分类步骤进行：

①有税号（统一社会信用代码）并且唯一的供应商数据：按照主数据模板填充信息。

②无税号，但有供应商全称或者税务登记码：借助工具获取税号等字段，并按照主数据模板填充信息。

③无税号，但为SAP与SRM、SAP与CIS/DMS系统共享的有编码名称的数据：筛出相似数据，并对相似数据采用系统工具和人工干预的方式进行整理合并，然后按照主数据模板填充信息。

④其他无筛选依据的数据与业务部门沟通是否保留清洗，若清洗则需业务部门按照主数据模板填充数据。

2、确认入库

对于业务系统清洗完的数据，按照主数据标准模板统一汇总。然后对清洗完的数据进行统一检查，记录清洗后的问题数据以及反馈给业务系统进行再次清洗，以至数据完全满足供应商主数据标准。当清洗完的数据符合标准后，即将其初始化导入系统中，等待系统上线运行。

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供应商主数据分发

供应商主数据的分发主要采用定时分发策略和实时分发策略。

定时分发策略：主数据系统以库表方式每天凌晨主动将新增或发生过变更的供应商信息推送至中间库。

实时分发策略：主数据系统当发生新增供应商注册或完成供应商信息变更后，主动执行调度任务推送至业务系统；或由业务系统通过接口主动获取。

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供应商主数据切换

这里提供三种切换的策略，第一种是完全采用主数据管理平台；第二种是通过映射实现与旧数据的对接；第三种是通过映射和逐步数据切换的方式开展，逐步实现所有系统都使用统一的主数据，具体的优缺点和适用场景如图所示。

供应商主数据虽然具有相对稳定性，但它也不是一成不变的，对于供应商主数据的管理工作也是一个需要持续迭代、持续运营的过程。以供应商主数据为中心，做好对其的管理以及应用，能有效地帮助提升信息的附加值，帮助企业构建在生态圈中的竞争力。

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